Privacy en bescherming van persoonsgegevens


Scouting Gijsbrecht van Aemstel verwerkt, net als andere verenigingen,
persoonsgegevens. Over hoe wij dat doen en met welk doel, willen we je graag duidelijk
en transparant informeren .


Privacywetgeving (GDPR / AVG)

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van
toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection
Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over
het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese
privacywetgeving heeft ook impact op Scouting.


Privacy statement en privacy beleid

In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de
verwerking van persoonsgegevens door Scouting Gijsbrecht van Aemstel (sc. GvA). Dit
privacy beleid is een aanvulling op het privacy statement van Scouting Nederland dat
terug te vinden op www.scouting.nl/privacy .
Het ledenadministratiesysteem (SOL) wordt door Scouting Nederland beheerd en hun
privacy beleid is hierop van toepassing.


Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer
(een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over
persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je
voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens
hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien
als persoonsgegevens.


Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie gaat vanaf heden verlopen via de website
www.scoutinggva.nl. Het inschrijfformulier moet vanaf de website gedownload
worden en vervolgens ingevuld en ondertekend gemaild worden naar
This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..
Zowel d e ledenadministratie (secretaris en penningmeester) als de speltakleiding
hebben inzicht in deze gegevens via een afgeschermde GoogleDrive. Zodra het
lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts
Online. Voor Scouts Online (SOL) zie het privacystatement op
www.scouting.nl/privacy .


Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Sc.GvA hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een
klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor
activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp,
noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de
gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik.
Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -
vragenlijst die eens per jaar ingevuld- en door de ouders/verzorgers naar
This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. gemaild dient te worden.
Aangezien deze informatie onder de zogenaamde gevoelige persoonsgegevens vallen,
zullen deze uitsluitend in uitgeprinte vorm (hard-copy) bewaard worden in een kluis op
club, zodat deze in geval van nood direct beschikbaar zijn.
De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor een select gedeelte van het leidingteam van
de betreffende speltak. Deze formulieren zullen om privacy redenen na een jaar
vernietigd moeten worden. Ook zal het formulier direct vernietigd worden als een lid de
groep verlaten heeft.


Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de
hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de
gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Sc.GvA mag deze ‘bijzondere
persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij
lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het
leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de
ouder/verzorger.


Financiële gegevens
Contributie en kampen dienen via de ING rekening van de vereniging Sc GvA betaald te
worden in de vorm van een (automatische) overboeking. Deze betalingen worden op
basis naam overgenomen in het boekhoud programma van de vereniging Sc. GvA.


Contactlijsten
De contactgegevens van het lid en diens ouders/verzorgers zullen elektronisch
beschikbaar worden gesteld, zodat de leidinggevende van de betreffende speltak contact
op kunnen nemen met de leden en hun ouders/ verzorgers in verband met de
activiteiten. Deze zullen centraal door de ledenadministratie per speltak worden beheerd
op een afgeschermde Google drive.
Daarnaast mag aangenomen worden dat e-mail adressen van de ouders in
zogenaamde maillijsten van de betreffende leidingteams staan, zodat niet ieder lid apart
benaderd hoeft te worden over op hand zijnde activiteiten.


Beeldmateriaal
De leiding van Sc. GvA maakt tijdens opkomsten en activiteiten uiteraard foto’s en
eventueel video’s als (leuke) herinnering. Indien deze foto’s gepubliceerd worden,
bijvoorbeeld op de (met username password afgeschermde) Facebookpagina van de Sc.
GvA, dan is hiervoor toestemming van de ouders / verzorgers nodig.
Bij lidmaatschapsregistratie zal expliciet toestemming worden gevraagd voor het
gebruiken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is te allen
tijden in te trekken.


Communicatie
Het privacybeleid van Sc. G.v.A zal terug te vinden zijn via www.scoutinggva.nl.
en op te vragen via This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..


Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol
datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Na
melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft
dat leden worden geï nformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.


Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage ingegevens (SAR) zal t Sc. GvA binnen één maand op dit verzoek reageren. Dit
verzoek dient per mail gedaan te worden via This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..